A veces, los cambios en la empresa requieren que se fusionen dos entidades separadas en una sola cuenta.
Al igual que con cualquier cuenta nueva, la consolidación de cuentas representa una oportunidad para adoptar aplicaciones actualizadas y con soporte (las aplicaciones de generaciones anteriores no son elegibles para el soporte), y cambiar su modelo de licencias para mejor (el antiguo licenciamiento basado en SELECTserver [alojado o desplegado] no proporciona las mismas oportunidades para la presentación de informes y el control de licencias que el modelo de licenciamiento actual de Bentley, el licenciamiento del Subscripcion Entitlement service SES).
La consolidación de cuentas también puede representar el reto de migrar todos los ajustes aplicados previamente a cada cuenta de forma individual, a la cuenta superviviente. No hay herramientas que ayuden a ello, y en ningún momento un administrador tendrá acceso a las dos cuentas existentes antes de la consolidación para documentar lo que podría haberse configurado previamente.
Los administradores del sitio de cada cuenta tendrán que trabajar juntos para asegurar una transición sin problemas
Cada cuenta antes de la consolidación puede tener un tipo de suscripción diferente. Si hay un cambio en el tipo de suscripción, puede representar un cambio significativo en la mentalidad de los administradores que se consolidan en la cuenta superviviente en lo que respecta a la gestión de los derechos y la supervisión del uso, especialmente si se pasa de un modelo de suscripción no basado en el consumo a un modelo de suscripción basado en el consumo.
Todos los activos tendrán una fecha de caducidad/renovación sincronizada después de la consolidación.
Cuando se consolidan las cuentas, los activos que residen en cada cuenta también se agregarán (y en algunos casos se migrarán a las ofertas actuales), pero conservarán su país de derecho. Los análisis de las suscripciones pueden utilizarse para determinar qué aplicaciones utiliza realmente su base de usuarios (y cuál es el pico de uso de estas aplicaciones). Tenga en cuenta que si se cambia de un modelo de suscripción no basado en el consumo a un modelo de suscripción basado en el consumo, los derechos disponibles cambiarán para reflejar lo que está "disponible para el consumo" además de los activos en propiedad.
El acceso por defecto para cualquier cuenta es que todos los usuarios bajo esa cuenta tienen acceso a todas las licencias en esa cuenta. Cualquier personalización que estuviera en vigor para la cuenta superviviente en la gestión de derechos (para habilitar o restringir el acceso a las licencias de las aplicaciones) seguirá en vigor tras la consolidación de la cuenta. El acceso por defecto en efecto en el nivel de la cabecera, también será heredado por cualquier nuevo derecho resultante de la consolidación.
Los umbrales de alerta de licencia no son dinámicos y se ajustan manualmente. Si la consolidación de cuentas va a dar lugar a un cambio en la cantidad de derechos para un producto específico, y usted tiene un umbral de alerta de licencia establecido para ese producto, tendrá que ajustar manualmente el umbral para acomodar la nueva cantidad de licencias disponibles.
Consolidar las cuentas también significa consolidar su base de usuarios. Las cuentas federadas deben enviar una solicitud de servicio para obtener asistencia adicional del equipo de IMS en relación con una fusión. Aunque los usuarios se consolidarán con los detalles de sus perfiles intactos, los usuarios trasladados a la cuenta consolidada no serán miembros de ninguno de los grupos de asignación o derechos previamente definidos en la cuenta superviviente, ni mantendrán ninguna de sus funciones anteriores ni el estado de contacto de cumplimiento. Se proporcionará una hoja de cálculo con los detalles de los usuarios consolidados que puede utilizarse para actualizar los usuarios si se desea a través de nuestra función de actualización masiva. Puede solicitar que los usuarios consolidados mantengan sus funciones, pero la solicitud debe proceder de un coadministrador o administrador de la cuenta superviviente.
Por lo general, la base de usuarios que viene de la cuenta anterior a la cuenta superviviente tendrá un cambio de dirección de correo electrónico (ya sea el formato o sólo el dominio). Normalmente una cuenta tendrá un periodo de reenvío de correo para permitir el uso temporal de la antigua dirección de correo electrónico para la correspondencia. Teniendo en cuenta estos detalles, las cuentas no federadas pueden realizar actualizaciones a sus usuarios según sea necesario a través de Bulk Update para alinearse con sus cambios de directorio. Sin embargo, las cuentas federadas deben coordinar un cambio con el equipo IMS de Bentley antes de proceder a cualquier cambio en sus usuarios. Los cambios que no se coordinen pueden provocar la pérdida de acceso de los usuarios y la existencia de cuentas de usuario duplicadas en su directorio IMS.
Dado que los usuarios consolidados han perdido sus funciones IMS y su estado de contacto de cumplimiento, asegúrese de restablecer cualquier acceso deseado a los usuarios que deberían mantener este acceso.
Antes de la consolidación, la cuenta que se va a consolidar debe liberar cualquier dominio que posea. Si la cuenta superviviente va a utilizar varios dominios, los dominios adicionales deberán reclamarse una vez finalizada la consolidación. Si su cuenta está federada, el equipo de IMS gestionará los registros de dominio para la fusión/división.
Licencias retiradas
Las licencias que se reflejan en la gestión de derechos pueden tener que ser liberadas, si el usuario de esa licencia no está actualmente asociado a la cuenta superviviente, no habría una manera de liberar su licencia a través de la gestión de derechos después de la consolidación de la cuenta.
Dependiendo de la configuración actual en la Gestión de derechos, los usuarios consolidados en la cuenta superviviente pueden perder la capacidad de activar su software (para las licencias de Subscription entitlement . Antes de la consolidación, puede ser prudente liberar las restricciones de licencias sin conexión para permitir al usuario 7 días de uso sin conexión, en lugar de que el usuario no pueda trabajar (tenga en cuenta que los usuarios que trabajan sin conexión siguen generando uso para una cuenta). Las aplicaciones basadas en licencias SELECTserver funcionarán durante al menos 7 días mientras estén desconectadas.
En el caso de las licencias basadas en el servicio de derechos de suscripción, los usuarios que no figuren en su cuenta no tendrán acceso a las licencias de su cuenta. Poco después de que un usuario se haya trasladado a la cuenta superviviente, los cambios en la política del usuario (que controla a qué licencias puede acceder un usuario) se producirán de forma orgánica cada 4 horas, y el usuario tendrá acceso a las licencias de la cuenta superviviente.
Si la dirección de correo electrónico de un usuario se ha actualizado en IMS, el usuario debe ser informado de este cambio, ya que el usuario no federado tendrá que cambiar manualmente su inicio de sesión de CONNECTION Client para alinearlo con su nueva dirección de correo electrónico para permitir el acceso adecuado a sus derechos previstos.
Aunque el sistema de licencias basado en la gestión de derechos no mantiene el concepto de "sitio" (en el caso de las licencias basadas en el servicio de derechos de suscripción, las licencias de todos los sitios se agregan en la gestión de derechos bajo una "cuenta paraguas" denominada Ultimate), en la base de datos de contratos de Bentley se siguen manteniendo los sitios individuales. Salvo la configuración de la clave de activación, la única consecuencia es que una cuenta con varios sitios bajo contrato tendrá varias claves de activación de SELECTserver. Las claves, aunque diferentes, seguirán activando por defecto todas las aplicaciones agregadas de todos los sitios (también se pueden personalizar las aplicaciones que activará cada clave).
Las claves de activación del sitio siguen al sitio; si un sitio se traslada a la cuenta superviviente, la clave de activación del sitio correspondiente se trasladará también a la cuenta superviviente (sin embargo, esto no ocurrirá por defecto, sólo a petición). Si un sitio es redistribuido al contrato de una nueva cuenta, la nueva cuenta también tendrá la clave de activación de ese sitio. Si la cuenta superviviente no tiene ningún sitio redistribuido desde la cuenta consolidada, los usuarios consolidados en la cuenta superviviente tendrán que utilizar una clave de activación de sitio nueva o preexistente de la cuenta superviviente (en lugar de la clave de activación que utilizaban antes).
Antes de la consolidación, las claves de activación del sitio asignadas a su cuenta deben ser revisadas para determinar si sigue siendo prudente o necesario tener múltiples sitios (y por lo tanto múltiples claves de activación del sitio) para su cuenta, o si los usuarios de la cuenta consolidada pueden cambiar fácilmente a una clave de activación diferente. No es raro que una cuenta no se dé cuenta de que tiene múltiples sitios / claves de activación de múltiples sitios. Si se determina que se debe migrar a un sitio durante la consolidación a la cuenta superviviente, la consolidación de sitios (y la consiguiente eliminación de claves de activación de sitios redundantes) antes de la migración de la cuenta puede ser útil (y más fácil de gestionar).
Las cuentas que aún utilicen el licenciamiento basado en SELECTserver tendrán que tener en cuenta que, tras una consolidación, se realice un esfuerzo concertado para utilizar la clave de activación del sitio deseada. Las herramientas de gestión empresarial pueden facilitar la distribución de una clave de activación. Cualquiera que tenga acceso a su clave de activación del sitio también tiene acceso a su licenciamiento. Debe haber planes para distribuir la nueva clave de activación del sitio a sus usuarios. La cuenta superviviente puede desear crear claves de activación personalizadas en lugar de distribuir su clave de activación estándar, para permitir una mayor flexibilidad en la gestión de sus claves de activación.
Compruebe de nuevo su base de usuarios y la propiedad del dominio:
Los usuarios que ya no tienen las cuentas supervivientes o consolidadas han sido eliminados de la gestión de usuarios.Las cuentas no federadas deben asegurarse de que sus dominios no son reclamados¿No está fusionando todos sus usuarios en la nueva cuenta?
Proporcione a Bentley una exportación de los usuarios que se trasladarán a la cuenta consolidada.¿Desea mantener sus funciones IMS y el estado del contacto de cumplimiento para sus usuarios consolidados?
Asegúrese de que los administradores de la cuenta superviviente han dado su aprobación a Bentley.Compruebe de nuevo que sus funciones IMS (administradores de cuentas, coadministradores, etc.) y las asignaciones de contacto de fulfilment son correctasTenga un plan de juego sobre cómo se van a gestionar las licencias en la cuenta consolidada.
Anote los sitios que deben ser consolidados o redistribuidos a la cuenta supervivienteAnote los grupos de asignación o de derechos que deben crearse en la Gestión de usuarios.Anote cualquier restricción que deba hacerse o recrearse en Gestión de derechos.Observe cualquier cambio en la configuración predeterminada de las claves de activación de un servidor seleccionado y sus grupos de derechos asociados.Programe una hora para que la consolidación sea oficial y notifique el cambio a sus usuarios.
Intente elegir un momento en el que el uso sea mínimo para minimizar el impacto en sus usuarios.Informe a la base de usuarios de la cuenta consolidada quién será su punto de contacto.
Para no perder productividad, es importante que los usuarios sepan qué esperar durante la transición de la cuenta.
Una vez finalizada la consolidación de la cuenta
En Gestión de usuarios
Verifique que los usuarios se han consolidado como se esperabaVerifique / asigne las funciones de administrador y coadministradorVerificar / asignar los roles de Contacto de CumplimientoVerificar/reclamar la propiedad del dominio según sea necesarioCrear/recrear grupos de asignación y de derechosEn Gestión de derechos
Verificar que las cantidades de derechos se han agregado correctamenteVerificar los países de asignación de derechos/configuración de los países sin asignación de derechosVerificar/ajustar que el acceso por defecto en la cabecera de la gestión de derechos sea correctoVerificar / ajustar el acceso por defecto por producto si es necesarioVerificar/ajustar los grupos de derechos (aplicaciones permitidas, asignación de claves de activación) si es necesarioVuelva a crear o distribuya las licencias retiradas si es necesario.En las estaciones de trabajo de los usuarios
Haga que los usuarios cierren la sesión y vuelvan a entrar en CONNECTION Client (posiblemente utilizando una nueva dirección de correo electrónico) y actualice su política para que tengan acceso a los derechos deseados y el uso se dirija ahora a la cuenta adecuada.Importe las licencias recién sacadas si es necesarioEn las estaciones de trabajo de los usuarios (aplicaciones basadas en SELECTserver)
Si los sitios se consolidaron o redistribuyeron, distribuya la clave de activación del sitio existente a los usuarios, eliminando cualquier clave de activación de los sitios que se hayan eliminadoSi no se redistribuyeron sitios, la clave de activación de la cuenta superviviente (o una clave de activación recién creada bajo la cuenta superviviente) deberá distribuirse a los usuariosImporte las licencias recién retiradas según sea necesario