Configuración de acceso y facturación para proyectos

Configuración de acceso y facturación

Resumen:

Aquí puede aprender a gestionar el acceso al proyecto y los ajustes de facturación para los usuarios externos.

¿Cómo añadir o invitar a usuarios externos a un proyecto?

Generalmente, se recomienda que los usuarios de organizaciones externas (clientes, socios, proveedores y organizaciones subcontratadas) sean invitados como organizaciones externas. Así, sólo verán los datos que se hayan compartido explícitamente con ellos o que hayan creado ellos mismos.

Si su proyecto es una empresa conjunta con usuarios de múltiples organizaciones que trabajan como un solo equipo (o necesita tener consultores externos integrados en su equipo interno) y necesitan tener acceso a todos los datos de su proyecto, entonces añada dichos usuarios a los miembros de su equipo de proyecto.

En el ejemplo anterior, la organización cliente del propietario/operador tiene consultores externos integrados en su equipo de proyecto y comparte con ellos todos los datos del proyecto (por ejemplo, para que los consultores externos puedan ayudarles a revisar los documentos entrantes del proveedor).
Al mismo tiempo, el Propietario/Operador ha invitado a EPC como organización externa de la cadena de suministro para colaborar en este proyecto. En este caso, el EPC sólo puede ver los datos que el propietario/operador ha compartido explícitamente con él (y viceversa).

Por otro lado, el EPC no tiene ningún consultor externo añadido a su lista de miembros del equipo interno del proyecto. En su lugar, el EPC tiene organizaciones de contratistas generales y empresas de diseño invitadas como organizaciones de la cadena de suministro externa.
Esto permite que el EPC se comunique con su propia cadena de suministro de forma eficaz (utiliza la misma solución que trabaja con el cliente y las organizaciones de la cadena de suministro), y sin que el propietario/operador sepa nada de los proveedores de nivel inferior (esto ayuda al EPC a asegurar su propiedad intelectual y los detalles de la cadena de suministro).

• Ventajas de la gestión de la cadena de suministro:
• Confianza y propiedad de los datos:
• Cada empresa colaboradora es dueña de los datos de su proyecto. Siempre.
• La propiedad intelectual (PI) de cada organización, la comunicación contractual y el cuadro de mando del estado del proyecto están a salvo y los usuarios de organizaciones externas no pueden acceder a ellos por error.
• Ninguna de las empresas participantes podría ser expulsada de su proyecto y perder el acceso a sus datos de comunicación contractual y del proyecto, sin necesidad de crear copias.
• Autogestión de usuarios y permisos:
• Cada empresa dispone de un autoservicio de administración para todas sus configuraciones, usuarios y permisos.
• No hay gastos administrativos para que la empresa invitante/anfitriona gestione los usuarios de las organizaciones externas de la cadena de suministro.
• Flujos de trabajo integrados y eficientes entre organizaciones:
• Permite un flujo de datos fluido a través de las organizaciones de la cadena de suministro y la automatización de los flujos de trabajo entre organizaciones.

¿Quién paga por los usuarios externos añadidos o invitados al proyecto?

Por defecto, al añadir o invitar a usuarios de organizaciones externas a su proyecto, usted acepta pagar los costes de uso de sus servicios en la nube. Esto puede modificarse posteriormente en el cuadro de diálogo "Gestionar el acceso al proyecto y la configuración de la facturación".

Añadir miembros internos del equipo del proyecto
Si su proyecto es un proyecto de Joint-Venture con usuarios de múltiples organizaciones trabajando como un solo equipo (o necesita tener consultores externos integrados en su equipo interno) - para añadir usuarios externos a su equipo de proyecto vaya a la página "Gestión del equipo de proyecto".

En el mosaico "Miembros del equipo del proyecto", haga clic en el enlace "Gestionar".

Haga clic en el botón "Añadir usuario(s)".

En el cuadro de diálogo "Añadir miembro(s) del equipo" cambie la opción de filtro a "Correo electrónico", introduzca la dirección de correo electrónico del usuario externo y haga clic en el botón "+".

Opcionalmente, introduzca un mensaje en el campo "Mensaje de invitación al proyecto" y haga clic en Añadir usuario(s).

Por defecto, cuando añades usuarios externos como miembros del equipo del proyecto, aceptas pagar los costes de uso de sus servicios en la nube. Esto puede modificarse posteriormente en el cuadro de diálogo "Gestionar el acceso al proyecto y la configuración de la facturación".

Invitar a organizaciones externas

Para invitar a usuarios externos como organizaciones externas de la cadena de suministro (organizaciones de clientes, socios, proveedores y subcontratistas) vaya a la página "Gestionar organizaciones externas".

1. En el mosaico de Organizaciones Externas del Proyecto, haga clic en "Gestionar".

 Haga clic en el botón "Invitar a una organización". En el cuadro de diálogo "Invitar a una organización externa"

Introduzca la dirección de correo electrónico del punto de contacto principal. Opcionalmente, introduzca un mensaje personalizado y haga clic en "Enviar invitación".

Por defecto, cuando invitas a una organización externa a tu cadena de suministro del proyecto, aceptas pagar los costes de uso de sus servicios en la nube. Esto puede modificarse posteriormente en el cuadro de diálogo "Gestionar el acceso al proyecto y la configuración de la facturación".

** Próximamente: ¿Cómo gestionar los ajustes de acceso y facturación? ** (Función futura en fase de pruebas y sin fecha de llegada)

Gestionar los ajustes de acceso y facturación para los usuarios del equipo interno del proyecto
Si su proyecto es un proyecto de Joint-Venture con usuarios de múltiples organizaciones trabajando como un solo equipo (o necesita tener consultores externos integrados en su equipo interno) - para gestionar los ajustes de acceso y facturación de los usuarios externos añadidos al equipo de proyecto interno siga estos pasos:

En el mosaico Miembros del equipo del proyecto, haga clic en el enlace "Gestionar".

Haga clic en el botón "Gestionar el acceso y la facturación".

En la pestaña Equipo de Proyecto Interno, hay dos casillas de verificación. A continuación se describe brevemente cada casilla

Permitir añadir usuarios externos al equipo de proyecto -

Cuando está activada, esta configuración le permite añadir usuarios externos (consultores externos o proyecto de Joint Venture ) como miembros de su equipo de proyecto.
Cuando está desactivada, sólo puede añadir miembros de su organización a su equipo de proyecto.
Acepto cubrir los costes de licencia del servicio en la nube para el usuario externo añadido al equipo de proyecto -

Cuando está activada, significa que su organización acepta pagar por los usuarios externos añadidos a la lista de miembros de su equipo de proyecto. Un ejemplo de esto sería un proyecto de Joint-Venture donde los costes del servicio en la nube son pagados por la organización que ha establecido y es propietaria del proyecto.
Cuando se desactiva, los miembros externos del equipo que se añaden a su proyecto serán responsables de sus propios costes de licencia para este proyecto específico. Un ejemplo de uso para esto es cuando cada organización asociada a Joint-Venture quiere pagar por sus propias licencias de servicio en la nube de los usuarios.
Cuando añades usuarios externos como miembros del equipo del proyecto, aceptas pagar los costes de uso de sus servicios en la nube, por lo que la casilla "Acepto cubrir los costes de las licencias de los servicios en la nube de los usuarios externos añadidos al equipo del proyecto" está activada por defecto.

Gestionar los ajustes de acceso y facturación para los usuarios de Organizaciones Externas

Para gestionar la configuración de acceso y facturación de los usuarios externos invitados como organizaciones externas de la cadena de suministro (organizaciones de clientes, socios, proveedores y subcontratistas) sigue estos pasos:

En el mosaico de Organizaciones Externas del Proyecto, haga clic en "Gestionar".

Haga clic en el botón "Gestionar el acceso y la facturación".

Se le presentará la pestaña Organizaciones externas

Utilice la columna "Costes de uso" para configurar los ajustes de facturación para cada organización de la cadena de suministro externa invitada.

Si la casilla "Cubierto" está activada, usted se compromete a pagar los costes de uso de los servicios en la nube de los usuarios de la organización de la cadena de suministro externa para este proyecto.
Cuando la casilla "Cubierto" está desactivada, cada organización externa de la cadena de suministro paga los costes de uso de los servicios en la nube de sus usuarios.
Cuando invitas a una organización externa a la cadena de suministro de tu proyecto, aceptas pagar los costes de uso de sus servicios en la nube, por lo que la casilla "Cubierto" está activada por defecto.

Nota: Si otra organización ya está pagando los costes de uso de los servicios en la nube de una organización externa específica invitada a este proyecto, la casilla "Cubierto" estará desactivada para usted. Sólo una organización puede pagar por el uso de la organización seleccionada en un solo proyecto en cualquier momento.

Cuando los costes de uso de los servicios en la nube son cubiertos por una organización externa

Si los costes de uso de los servicios en la nube de su proyecto ProjectWise están siendo cubiertos por una organización externa que le ha invitado a colaborar, verá que la sección "Estado de su proyecto" aparece en la pestaña Equipo de proyecto interno. Se mostrará qué organización está cubriendo los costes de uso de los servicios en la nube en este momento.

Servicios en la nube de ProjectWise que admiten la contabilidad basada en proyectos:
A continuación se muestra una lista de servicios en la nube que admiten la Contabilidad basada en proyectos. Si acepta cubrir el coste de la licencia de los servicios en la nube para los usuarios externos añadidos o invitados a su proyecto, su uso de los siguientes servicios se incluirá automáticamente en el informe de uso de su organización:

ProjectWise Web Connections
Gestión de entregables
Información sobre el proyecto
Información sobre la cartera
Resolución de problemas
Formularios
Portal ProjectWise 365

¿Quién puede modificar los ajustes?

Para ver y/o modificar los ajustes de acceso y facturación del proyecto, un usuario debe tener al menos uno de los siguientes roles/permisos:

Permiso "Gestionar los ajustes de acceso y facturación del proyecto" en Gestión de roles del proyecto --> Permisos generales --> Administración .
Administrador, coadministrador o administrador de servicios CONNECT en Gestión de usuarios.

Nota: Un usuario debe estar en la misma organización que el proyecto si quiere modificar los ajustes de facturación. Un usuario no puede acceder a los ajustes de facturación de un proyecto externo (propiedad de otra organización).